我的“第二大脑”：人生管理系统
作者：SusanKuang
来源：微信公众号：SusanKuang（ID：susankuang2014）
你是否有这样的感受：大脑每天被各种信息、想法和任务塞满，难以有效存储和整理？面对繁杂的工作，常感思绪混乱，做事缺乏条理？虽然一直在学习，但知识却是碎片化的，缺乏内化和整合的过程？这种感觉就像在信息的汪洋中不断挣扎，找不到一个可靠的立足点。
如果你对此感同身受，请放心，你并不孤单。这种感受实际上相当普遍。在这个信息爆炸且瞬息万变的时代，我们所面临的挑战已经远远超出了我们大脑的自然应对能力。
我们的大脑虽然强大，具备学习、思考、想象和创造的能力，但它也存在一些无法忽视的固有局限。
例如，我们的大脑容易被外界干扰，导致注意力涣散；面对信息过载时，常感到不知所措；此外，我们存储的信息往往模糊不清、不够准确，而且容易随时间流逝而淡忘。
正是在这样的背景下，“第二大脑”的概念应运而生。“第二大脑”是利用数字工具构建的外部思维系统。它不仅是我们的数字化记忆库，更是大脑在记忆、思考和学习等核心能力上的延伸。
通过将记忆和整理的负担转移到“第二大脑”，我们可以将头脑中混沌的思绪转化为清晰、有序的概念体系。
这不仅能大大释放大脑资源，还能减少因混乱和无序而产生的心理压力，让我们可以将注意力集中在更高层次、更具挑战性的思考和创造性工作上。
在今天这篇文章中，我将分享我今年关于构建“第二大脑”的思考和成果。如果你对打造自己的“第二大脑”感兴趣，相信这篇文章会给到你一些灵感和启发。
01
第二大脑的三个核心功能
先分享一下我对“第二大脑”核心功能与构成的思考。
我认为，一个好的“第二大脑”应该能帮助我们有效管理以下三个重要方面：习惯、目标和知识。这三个方面不仅对个人持续发展至关重要，更是一个相互关联、相互促进的有机整体。
习惯系统是我们日常生活的基石。它能够帮助我们建立并维持良好的生活习惯，提升精力和生命力。
目标系统的作用是帮助我们把要做和想做的事情做好，这包括将我们头脑中模糊的想法具体化，将看似复杂庞大的任务分解为可管理的步骤和清晰的行动计划，以及对日常时间进行合理规划。
知识系统是提升我们认知能力的关键。它一方面可以帮助我们整理和管理核心知识与信息，以便在需要时快速找到，另一方面促进我们的深入思考和知识的融会贯通，最终产生有价值的个人洞见。
我的“第二大脑”就特别好地整合了上述三个子系统，我把它命名为「人生管理系统」。下图展示的是其主页面。
值得说明的是，这个「人生管理系统」是用Notion构建的，整体视觉设计参考了我从一个Notion博主那里购买的名为「2024全年高效本Pro」的模板。
接下来，我们来详细了解这三个子系统。
02
习惯系统-提升生命力
不久前，我观看了一部非常精彩的纪录片，叫做《施图茨的疗愈之道》。片中的主人公菲尔·施图茨是一位知名的美国精神科医生。
影片以诚实且幽默的方式揭示了治疗和心理健康的神秘，并介绍了施图茨独创的The Tools——一套旨在改善心理健康的生活工具方法。
正是在这部影片中，我首次接触到了“生命力”（Life force）这一概念，并深深地爱上了它。它不仅是影片中提到的第一个工具，也可以说是施图茨最为重要的工具。
施图茨在片中指出了一个普遍的误解。他说，许多寻求他帮助的人感到抑郁、缺乏动力、热情和活力，原因在于他们找不到人生方向，不知道自己该做什么。这些人认为，只要找到明确的方向和自己的热情所在，就能激发行动力。
然而，施图茨的观点却截然不同。他认为，要了解自己该做什么、要找到自己的热情和人生方向，唯一的方法就是激活生命力。
他强调：“当一个人迷失方向时，只有生命力才能真正指引他们。”
施图茨用了一个金字塔来解释生命力的构成。
金字塔的底层是你与身体的关系——你需要让身体更好地运作，这包括获得充足的睡眠、保持健康的饮食和适度运动。
中间层是你与他人的关系，你需要保持与他人的接触与互动。从宏观角度看，每次人际互动都代表着我们与整个人类社会的连接。与他人和社会的隔离会导致生命力枯萎。
最顶层是你与自己的关系，更准确地说，是要与你的潜意识建立联系，因为潜意识蕴藏着关于你的所有信息。要了解潜意识，就得先激活它，而激活潜意识的最佳方式就是写作。
写作有着神奇的力量，能增进你与自己的关系。当你开始写作时，文字如同一面镜子，反映出你内心深处正在发生的事情。如果你以日记形式写作，那些你尚未意识到的事情会逐渐浮现。
我非常喜欢施图茨提出的“生命力”概念，并深深认同他的观点：当找不到人生方向和热情时，不要强求弄明白。放下执念，专注提升生命力，让提升生命力成为你的热忱所在。一旦拥有强大的生命力，其他一切都会水到渠成。
正是基于这种认识，我认为习惯系统应该居于「人生管理系统」的核心地位，优先于目标系统和知识系统。
在思考如何明确自己的目标，如何提升效率和学习能力之前，你应该首先致力于培养和坚持良好的健康习惯。这包括规律的作息、定期运动、健康饮食，以及冥想和日记。
这不仅仅关乎身心健康，更是提升生命力、活出真我的关键所在。
毫无疑问，仅凭美好的愿望是难以养成习惯的。我们的大脑天生存在诸多障碍，比如难以长期保持动力、倾向于追求即时满足感等，使得我们难逃“三天打鱼两天晒网”的宿命。
为此，我们就需要借助科学有效的工具和方法来克服大脑的这些先天局限，从而更好地培养和维持良好习惯。
人生管理系统中的“习惯模块”就是基于我对相关原理的深入学习和个人实践而设计的。
这个模块由三个相互关联的部分组成：习惯设计、早晚流程设计和习惯追踪。这三个部分协同工作，共同构建了一个强大而有效的习惯系统。
习惯设计以詹姆斯·克利尔在《掌控习惯》中提出的原理和四大法则为基础。这确保了每个习惯的设计都符合科学原则，提高了习惯养成的成功率。
早晚流程设计聚焦于晨间和晚间这两个关键时段。这两个时段是一天中清醒与睡眠周期转换的重要节点，我们在这段时间所做的事情直接影响着白天的精力状态和睡眠质量。
更重要的是，这两个时间段是真正属于我们自己的，也是提升生命力的最佳时机。通过精心设计这两个时段的活动，我们可以将诸多健康习惯——如运动、冥想和日记等——自然地融入日常生活中。
习惯追踪则采用可视化的打卡方式，让我们能够清晰地看到自己的进展。这不仅增强了自律性，也有助于保持长期动力。
对于日记习惯的养成，我实际上还有另一个专门的工具——复盘日志中的“觉察日志”。这个等下在后面的内容中会看到。
03
目标系统-把要做的事做好
所有追求高效能的人都会认同目标和计划的重要性。然而，并非所有人都能真正理解其核心意图。
大多数人认为，目标和计划主要关乎的是未来——是为了帮助我们实现某个理想结果或达到某种期望状态。
这种看待目标和计划的方式表面上看似合理，但实际上存在很大的问题。它容易使我们过度关注最终结果，而忽视了过程的重要性。
如果你过分关注结果，那么整个过程就会变得非常煎熬。你可能会觉得过程中的行动只是为了达成目标而不得不做的事，并时常担心自己做不好或会失败。这种心态往往导致不断逃避和拖延，反而阻碍了目标的实现。
事实上，目标和计划的核心价值在于当下，而非遥远的未来。它们的作用是以更宏观的视角指导我们在当前做出明智选择，让我们能全身心投入眼前的任务。
要全身心投入当下，有两个条件不可或缺：第一，你必须有明确的意图——清楚地知道自己要做什么，以及为什么要做；第二，当前的任务必须具体且难度适中。这正是目标和计划本质上要解决的问题。
因此，在构建目标系统时，我们必须明白其真正目的是帮助我们更好地投入当下，而非试图掌控未来。
未来是不可预知的，最终结果如何并非我们所能控制，也不应成为我们担忧的对象。我们的任务是明确当下该做什么，并专注于把眼前的事情做好。
这种观念的转变能够帮助我们摆脱对结果的过度关注和担忧，转而聚焦于当前的行动和体验。通过这种方式，我们不仅能提高工作效率，还能在追求目标的过程中获得更多满足感和成长。
人生管理系统中的“目标规划”模块就是一个帮助我们将各种想法逐步具体化，将大目标不断拆解，最终转化为日常具体行动任务的工具。
这个过程包括目标设定、目标拆解，日常任务管理，以及定期复盘。
① 目标设定，将抽象想法变成具体项目
我们每个人都有许多想要做的事情，有很多想要实现的想法和愿望，但并非所有都值得付诸行动——毕竟时间和精力有限。
目标设定本质上就是一个促使我们仔细审视这些想法的过程，看看哪些真正值得我们投入。这有助于我们避免被一时冲动或短暂热情所左右，从而将宝贵的时间和精力集中在真正重要的事情上。
我将这个过程拆解成了两步：年度计划和项目规划。
年度计划是一个用来梳理和存储想法的空间。在这里，我们可以列出今年各个人生领域的努力方向和期望达成的成果。这些仅仅是一些构想而已，不一定要付诸行动。
我们可以在后续的定期回顾中对年度计划随时进行调整，剔除不切实际或不再重要的部分，同时融入新的想法。这种灵活性就使得年度计划成为一个动态、持续演进的过程。
当我们决定要将年度计划中的某个想法付诸实施时，就可以将其转化为一个具体的项目。
在我的目标管理体系中，我摒弃了传统的目标和OKR等概念，用项目取而代之。因为项目本质上就是一个有明确产出或结果，以及时间期限的短期目标。
而且，每个项目页面都包含一个规划模板，用于规划项目的实现过程。（如下图所示）
在项目页面中，我们可以评估每天或每周能投入到该项目的时间，分析并拆解关键步骤，预估每步所需时间，从而估算整个项目的周期。
这种设定目标的方式（项目化）不仅使整个目标更加清晰、可控，还有助于我们合理分配资源，为后续的月度和周计划提供指导。
② 目标拆解，将大目标分解为可管理的步骤
如果说年度计划和项目规划主要解决的是“做什么”的问题，那么月计划和周计划就是将这些想法落地的中间步骤。
月计划和周计划能帮助我们将复杂的大目标分解成可管理的小目标、小任务，使整个实现过程更加清晰和可控。这不仅提高了目标的可达成性，还能缓解因目标过大而产生的心理压力。
月计划：作为短期规划工具，它将项目或其他目标转化为月度目标。通过月计划，我们能清晰地确定本月的行动重点和要达成的关键结果，为周计划提供指导。
周计划：作为更短期的执行指南，它将月度目标转化成每周的核心任务。通过周计划，我们能够将目标进一步细化，让整个目标实现过程更有条理、更容易控制，也更容易执行。
③ 日常任务管理，明智分配每天的时间和精力
行动规划的最终落脚点是日常任务和时间管理。这一步骤至关重要，因为它直接影响我们如何合理分配每天的时间和精力。晨间日记是这一步的关键工具。
晨间日记对我来说是一个强大的日常任务管理工具，它可以帮助我将任务进行更细的拆解，降低行动时因任务感知难度过高而产生的阻力，辅助我合理分配时间和专注力资源，按照大脑的自然节奏来安排工作。
在最新的晨间日记模版中，我还将番茄工作法融入其中。“番茄时钟”的概念能帮我有效提升工作时的专注力，避免分心。我现在还会记录一下一些重要任务的用时。这样做让我更清楚地了解自己的工作效率和节奏。
④ 定期复盘，及时改进和调整，保持动力
在目标管理系统中，定期复盘是不可忽视的一环。复盘就像按下暂停键，给我们一个回顾和反思的机会。
通过复盘，我们可以回顾自己的进展，对比实际情况和预期目标，发现可能存在的问题，找出目标和计划中不合理的地方。
更重要的是，复盘为我们提供了主动调整的机会。基于反思，我们可以进行必要的改进，优化行动计划，重新校准目标。这种持续的自我修正确保我们始终保持在正确的轨道上。
复盘与目标规划实际上是一一对应的。
目标规划是自上而下的过程：从抽象想法到具体项目，再到月计划，然后将月计划拆解为周计划和日常任务清单。
复盘则是自下而上的过程，包括周复盘、月复盘和年复盘。这些复盘的频率和关注点各不相同。越往下越关注执行细节，越往上越关注大方向。
这样一来，复盘和计划就能完美结合，形成一个循环：计划—行动—复盘—再计划—再行动—再复盘。每周是一个小循环，每月是一个大循环。
通过这些循环，我们不仅能更好地管理目标实现过程，还能经常获得阶段性成就感，并在过程中不断积累经验和方法。
04
知识系统-提升思维与认知
在这个快速变化的时代，学习的重要性不言而喻。我们每个人都必须成为终身学习者，以跟上时代的步伐。
这个道理很多人都明白，但问题在于，许多人并未真正领悟学习的本质。在这个知识触手可及的AI时代，单纯地积累信息已不再是学习的主要目标。
相反，学习的核心在于转变我们的认知和思维方式。无论是深入金融领域、探索宏观经济学，还是研究心理学，我们真正需要掌握的是该领域独特的思维模式和解决问题的能力。
因此，真正有效的学习是一个深入而复杂的过程。它要求我们将零散的知识融会贯通，深刻理解其内在逻辑和关联，逐步构建知识网络，并培养相应的思维技巧。
这不是通过被动接收信息就能实现的，而是需要我们积极主动地管理学习过程，通过深入思考来构建知识之间的联系。只有这样，我们才能真正提升认知和思维水平，在 AI 时代保持竞争力。
那么，如何才能让知识真正融会贯通，并有效提升自己的认知和思维能力呢？
关键在于写作和输出。正如这句话所言：“没有经过提炼的信息就不能真正成为你的知识，而没有输出的知识存储近似于无效。知识的核心价值在于输出与分享。”
我的人生管理系统中的“知识管理”模块就包含了输入和输出两部分。
输入主要涉及书籍阅读和课程学习，类似传统的学习笔记，用于记录和存储学习过程中的重点知识。
在没有下图所示的这个可视化的统一输入管理系统之前，我的各种读书和学习笔记常常处于一种混乱无序的状态，散落在各个不同的平台上，难以有效地组织和利用。
现在，我不仅能一目了然地查看自己读过的书籍和学习过的课程，对这些学习笔记进行分类整理，还可以迅速定位所需的内容，方便回顾。
不过，知识管理系统中的输出部分才是真正的核心。它是我构建个人知识体系、提升思维能力，以及输出个人洞见的关键。这部分的设计我参考的是卡片笔记写作法。
我曾经花了挺多时间研究和实践卡片笔记写作法。在这个过程中，我逐渐意识到其核心实际上是一套完整的工作流程。（参考文章《花了半年时间，我终于掌握了卡片笔记写作法》 ）
卡片笔记写作法巧妙地将令人头疼的文章写作拆解为一系列具体、独立的步骤。然后，以一种流程化的方式，将所有相关的工作和任务紧密衔接，形成一个有机整体。
基于我自己长达十年的写作经验和对写作流程的深入理解，我在设计写作输出系统时，剔除了所有不必要的细节和规则，将输出部分精简为三个关键要素：卡片笔记、索引卡片和文章输出。
卡片笔记是写作的基石，它可以帮助我们内化和沉淀重要的知识点和想法。
索引卡片则扮演知识整合者的角色，围绕特定主题将相关的卡片笔记有机地组织起来，逐步构建出一个结构化的知识框架。
最终，当想法成熟时，我们便可以基于索引卡片创作文章，或输出其他形式的智力成果。
值得一提的是，这个写作系统能与 Notion 本身的 AI 功能完美结合，大幅提升写作效率，堪称知识工作者的终极利器！
写在最后：
读到这里，你可能会觉得这套系统看起来颇为复杂。确实，我不能否认这一点。构建并最终掌握这样一个人生管理系统需要投入相当多的时间和精力。
然而，这种投入是完全值得的。就像学习一项新技能一样，最初的学习曲线可能会很陡峭，但一旦你跨过了这个门槛，你会发现这套系统带来的回报远远超出你的预期。它不仅能帮助你更有效地管理时间、知识和目标，还能显著提升你的生产力和生活质量。
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